Proje Yöneticisi Nasıl Olmalıdır

Profesyonellerin Bakış Açısından Proje Yöneticisi Nasıl Olmalıdır

Yazılım sektöründe çalışan profesyonellerinin; proje yöneticisi nasıl olmalıdır, bu güne kadar deneyimlediğiniz ERP projelerinde görev alan IT yöneticilerinin gerek karakteristik özellikleri, projeleri başarıya yada başarısızlığa götüren tutum ve davranışları ile ilgili görüşleri şu şekilde;

“ERP projeleri zor projeler olup tamamen insan faktörü ön plana çıkmaktadır.”

Tanju Köse - TK Danışmanlık/Danışman

1984 İTÜ Gemi İnşaatı Fakültesi mezunuyum. Yaklaşık 27 senelik sektör tecrübem ve 10 yıllık da ERP tecrübem var. 4 farklı sektörel ERP projesinde proje yöneticiliği yaptım. Ondan önce de gemi inşa projeleri yürütüyordum. Asında projeler birbirine çok benzer. O nedenle öncelikle tüm projeler için ‘genel’, daha sonra da ERP projelerine ‘özel’, ‘olmazsa olmazlar’dan bahsetmek istiyorum. Her projenin bir amacı, bir stratejisi, bir zaman planı, bir bütçesi, bir yöneticisi ve bir proje takımı olmalıdır. Öncelikle takıma, bu sayılan unsurların açıkça anlatılması ve özümsenmesinin sağlanması gereklidir. Onların projeye adanmaları ve bir başka tabirle projeye kilitleyecek motivasyonun sağlanması önemlidir. Planın çok dikkatli ve yeterli zaman ayrılarak yapılması gerekir. Mutlaka inandırıcı olması da önemli bir şarttır. Proje başladıktan sonra en önemli husus projenin izlenmesidir. Bu, hem zamansal hem de bütçesel bir izlemedir. Sapmalar, hatta sapma riskleri olabildiğince erken tespit edilmeli ve ona göre gerekli önlemler alınmalıdır.

ERP projelerine gelince; ERP projeleri zor projeler olup tamamen insan faktörü ön plana çıkmaktadır. İşiniz tamamen insanlarladır, o nedenle iletişime çok dikkat etmek gerekmektedir. Özellikle esas müşteri olan son kullanıcılarla iyi bir iletişim kurmak, onlara mümkün olduğunca –ana hatlarıyla da olsa- resmin bütününü göstermek önemlidir. Bu sayede diğer birimlerin de isteklerini ve tüm işletmeye olan katkılarını daha iyi anlayacaklar ve ‘kendilerince gereksiz’ gördükleri isteklerin aslında ne kadar gerekli olduğunu kavrayacak, böylece daha gönüllü çalışacaklardır.

İşletmenin ihtiyaçlarını çok iyi anlamak, öncelikle ana süreçlerde mutabakat sağlamak ve bunu anlaşılır bir akış şeması ve onu destekleyen prosedürleri hazırlamak, gidişata göre revize etmek gerekmektedir. Aynı şey alt süreçler için de gereklidir.

İyi bir proje yöneticisinin sahip olması gereken en önemli özellikleri şöyle sıralayabiliriz: Tüm süreçlere hakim, ikna kabiliyeti güçlü, kararlılık gerektiren durumlarda inatçı iken gereğinde -özellikle gerginlik durumunda- esneyebilen ve esnetebilen, iletişimi kuvvetli ve çözüm üretme kabiliyetine sahip bir kişi olmalıdır.

“ERP implementasyonlarında yazılımın adı ve proje yöneticisi önemlidir.”

Ferhan Tanrıver - Multimore/ REÇ Giyim Bilgi İşlem Yöneticisi

Proje yöneticisinin sahip olması gereken en önemli özellik tecrübe, daha sonra iletişim yeteneği, modelleme ve risk yönetimi becerisidir. Firmalar ileriye dönük büyümeyi hedeflediği ve daha kurumsal bir yapıya geçmek istediklerinde ERP sistemini tercih etmektedirler. Bunun sebebi sektörlere baktığımızda bu yapıya geçen firmalar her zaman diğerlerine göre bir adım öndedir. Gelişen teknoloji ve sunulan hizmetlerin artmasıyla müşteriye en hızlı ve sağlıklı dönüşler bu yapıyı kullanmaktan geçmektedir.

Firma olarak sizi en iyi ifade eden yazılımı tercih etmeniz, temeli oluşturduğunuz anlamına gelmektedir. Bundan sonraki süreç, ana kolonları iyi belirleyip, tuğlaları yerine düzgün koyabilmektir. Eğer siz aşağıdaki kriterleri sağlayarak o temelin üzerine inşaatı tamamlayabiliyorsanız, o evde rahatlıkla oturabilirsiniz. Fakat bir tuğlayı eksik koyduğunuzda, o ev zamanı gelir ve maalesef yerle bir olur.

Proje yöneticisi demek; firma sahibi gibi profesyonel, kullanıcı gibi basit düşünen, müşteri, iletişim ve performans odaklı olabilendir. Size hangi yazılım sunulursa sunulsun bunları sağlayabiliyorsanız, muhakkak projeniz başarılı olacaktır. İş hayatım boyunca dolaylı veya direk projesini yönettiğim büyük işler oldu. Her bir proje kendinize ve işinize artı değer katmaktadır. Yeter ki her zaman kendinizi geliştirebilesiniz.

“Projeyi yönetecek kişi öncelikle vizyon sahibi olmalı.”

Mustafa Şişmanoğlu - Süperkulade IT Müdürü

Bilgi Teknolojilerinde hangi konuda proje yaparsanız yapın, ne istediğinizi bilmek zorundasınız. Bu yüzden ister BT altyapı ister ERP projesi yapın öncelikle işinizi nasıl yapmak istediğinizi tanımlamanız gerekiyor. Proje yöneticisinin görevi de bu noktada başlıyor. Şirketin satın almadan muhasebeye, finanstan satışa, üretimden tedarik zincirine kadar birimlerin iş yapış şekillerini, sonrasında bunların arasındaki bağlantıların tanımlamalarının yapılması ve bunların dokümante edilmesi başarılı bir projenin ilk adımı.

Sonrasında hazırladığınız doküman ihtiyaçlarınızı en iyi karşılayacak ERP yazılımını seçerken doğru ürünü seçmenizde en önemli yardımcınız oluyor. Hangi sunucu yazılımını hangi veritabanı üzerinde çalışacağınız, bunları hangi işletim sistemlerinde kullanacağınız ve en önemlisi ERP sistemini yönetirken ne kadar zaman harcayacağınıza kadar bir çok faktör sizi yönlendiriyor. İçinde bulunduğumuz yıllarda teknoloji o kadar çok ilerliyor ki almayı düşündüğünüz yazılımın çağın neresinde olduğunu gözardı etmemeniz gerekiyor.

Hangi yazılımla çalışacağınıza karar verdikten sonra proje yöneticisi yönetimden aldığı destekle; tüm birimlerde ne yapılacağını belirleyerek proje grubuyla beraber bunların uygulanması için iş planı çıkartmalı, bunun da takipçisi olmalıdır. Ancak siz işlerinizi ne kadar iyi dokümante ederseniz edin karşınıza mutlaka eksiklikler, özel istekler ve sistemle ilgili sorunlar çıkacaktır. Bunların hepsini birebir olarak yazılım firmasına aktarmaktan öte, önce proje ekibiyle analizi yapılmalı sonrasında çıkacak ek talepler yazılım firmasına aktarılmalıdır. Böyle bir proje de çalışanların alışkanlıkları, önünüzde aşmanız gereken bir engel olarak mutlaka çıkacaktır.

Çalışacağınız yazılım firması sizin ne istediğiniz anlayabilmeli, sizden gelen isteklere sabırla cevap verebilmeli, destek konusunda güçlü olmalıdır. Bu projede proje liderinin karşılaşacağı sorunlardan biri, yazılım firmasının birimlerden gelen sorunlara yeterince hızlı cevap verememesidir. Böyle bir durumda stres yönetimi devreye girer ki, iyi yönetilemezse projenin başarısızlığı ile sonuçlanabilir.

Sonuç olarak diyebiliriz ki, bir projeyi yönetecek kişi öncelikle ne istediğini bilmeli, insanları yönetebilmeli ve ilişkileri iyi olmalı, teknoloji ve yazılım konusunda çağı yakalayabilmeli ve vizyon sahibi olmalıdır diye düşünüyorum.