İş süreçleriniz, hem işinizin hem de kurumsal kaynak planlama (ERP) sisteminizin temel yapı taşlarıdır. Ancak, genel olarak işletmelerde süreçler yerine ERP sistemlerinin özelliklerine ve geliştirmelerine odaklanma eğilimi vardır.
Süreçlerinizi iyileştirmek, ERP'ye geçmeden önce gereksinimlerinizin belirlenmesine yardımcı olacak net bir yol haritası sağlayacaktır. Çoğu ERP sistemi, mevcut süreçlerinizi düzenlemenize ve verileri daha etkin bir şekilde iletmenize olanak sağlar, yardımcı olur. Ancak etkisiz bir süreci sizin yerinize düzeltemez.
ERP sistemleri verilerinizi depolama ve karar verme aracıdır. ERP'nin size sağladığı verimlilik, kalite ve esneklik kabiliyetleri, yalnızca maliyetlerinizi değil, pazarda rekabet etme şeklinizi de belirler. Çünkü bu unsurlar aynı zamanda iş süreçleri haritanızın bir parçasıdır. Bu öğeler ve unsurlar, birlikte senkronize olmadığı zaman maliyetleriniz kontrol altında tutulamaz ve artar. Maliyetlerinizi ancak tüm dahili maliyetlerinizi kontrol edebiliyorsanız koruyabilirsiniz ve sürekli süreç iyileştirme gayretleriniz ile de maliyetleriniz üzerinde azaltıcı etki yaratabilirsiniz.
Süreç haritası, çalışanlarınız ile departmanlarınızı görev ve faaliyetlerle ilişkilendirerek iç görü kazanmanıza yardımcı olur, üst düzey yöneticilere, organizasyon içindeki verimsizlikler hakkında net bir vizyon sunacak görsel araç sağlar. İşletmenizin mevcut faaliyetlerindeki geliştirmeye açık yanlarını belirlemede yardımcı olur. Süreçlerinizin başarı kriterlerini tanımlayıp ve çalışanlarınıza rehberlik ettiğinizde, organizasyonunuzdaki performans artacak ve günlük "yangınlar" giderek azalacaktır.
Süreçlerinizi iyileştirmek, müşterilerinize verdiğiniz hizmetleri de iyileştirir. Sağlıklı süreçler kuruluşunuzu kârlı olarak yapılandırmanıza ve esneklik kabiliyetinizi artırmanıza yardımcı olacaktır. Bu nedenle sürekli süreç iyileştirme, organizasyonunuzun temel bir stratejisi olmalıdır ve bir varış noktası olarak değil, bir yolculuk olarak düşünülmelidir.
Bu noktada işin içerisine "değişim yönetimi" ile "standartlaştırma" kavramları girer. Değişime açık olan kuruluşlarda süreçleri iyileştirmek daha kolay gerçekleşir ama kurum kültürü oluşmamış ve süreçlerini standartlaştırma çalışmalarının başında olan kuruluşlarda süreç iyileştirme çalışmalarının alışkanlık haline gelmesi ve çalışanların bu değişime hızlı ayak uydurması zaman alacaktır. Süreçlerinizi her düzeyde günlük konuşmalarınızın bir parçası haline getirirseniz sürekli iyileştirme ortamını teşvik etmiş olursunuz.
"Araştırmalara göre, belirsiz ve verimsiz sistemler bir işletmenin gelirinin yaklaşık üçte birine kadar kayıplara yol açabilmektedir."
Your business processes are the fundamental building blocks of both your business and your enterprise resource planning (ERP) system. However, there is a general tendency in businesses to focus on the features and improvements of ERP systems rather than processes.
Improving your processes will provide a clear roadmap to help identify your requirements before moving to ERP. Most ERP systems can help you organise your existing processes and communicate data more effectively, but they cannot fix an ineffective process on your behalf.
ERP systems are tools for storing your data and making decisions. The efficiency, quality and flexibility capabilities they provide determine not only your costs but also the way you compete in the market. When these elements are not synchronised, your costs cannot be kept under control and increase. You can protect your costs only if you can control all your internal costs, and through continuous process improvement efforts you can also create a reducing effect on your costs.
A process map helps you gain insight by linking your employees and departments to tasks and activities, providing senior managers with a visual tool that offers a clear vision of inefficiencies within the organisation. It helps identify areas open to improvement in your business's current activities. When you define success criteria for your processes and guide your employees, performance in your organisation will increase and daily "fires" will gradually diminish.
Improving your processes also improves the services you provide to your customers. Sound processes will help you structure your organisation profitably and increase your flexibility. For this reason, continuous process improvement must be a core strategy of your organisation — and it should be thought of as a journey, not a destination.
At this point, the concepts of "change management" and "standardisation" come into play. It is easier to improve processes in organisations that are open to change, but in organisations where corporate culture is not yet established and standardisation is just beginning, it will take time for process improvement to become habitual and for employees to adapt quickly. If you make processes part of your daily conversations at every level, you will encourage a continuous improvement environment.
"According to research, unclear and inefficient systems can result in losses of up to approximately one-third of a business's revenues."
Your business processes are the fundamental building blocks of both your business and your enterprise resource planning (ERP) system. However, there is a general tendency in businesses to focus on the features and improvements of ERP systems rather than processes.
Improving your processes will provide a clear roadmap to help identify your requirements before moving to ERP. Most ERP systems can help you organise your existing processes and communicate data more effectively, but they cannot fix an ineffective process on your behalf.
ERP systems are tools for storing your data and making decisions. The efficiency, quality and flexibility capabilities they provide determine not only your costs but also the way you compete in the market. When these elements are not synchronised, your costs cannot be kept under control and increase. You can protect your costs only if you can control all your internal costs, and through continuous process improvement efforts you can also create a reducing effect on your costs.
A process map helps you gain insight by linking your employees and departments to tasks and activities, providing senior managers with a visual tool that offers a clear vision of inefficiencies within the organisation. It helps identify areas open to improvement in your business's current activities. When you define success criteria for your processes and guide your employees, performance in your organisation will increase and daily "fires" will gradually diminish.
Improving your processes also improves the services you provide to your customers. Sound processes will help you structure your organisation profitably and increase your flexibility. For this reason, continuous process improvement must be a core strategy of your organisation — and it should be thought of as a journey, not a destination.
At this point, the concepts of "change management" and "standardisation" come into play. It is easier to improve processes in organisations that are open to change, but in organisations where corporate culture is not yet established and standardisation is just beginning, it will take time for process improvement to become habitual and for employees to adapt quickly. If you make processes part of your daily conversations at every level, you will encourage a continuous improvement environment.
"According to research, unclear and inefficient systems can result in losses of up to approximately one-third of a business's revenues."